Como atribuir responsabilidades e expectativas ?

Atribuições e Responsabilidades do Gestor e do Vendedor

VENDEDOR - OUTBOUND E INSIDE SALES

1. Planejar seu dia conforme as tarefas que foram registradas previamente no CRM.
2. Priorizar tarefas referentes as propostas em negociação - * Válido apenas para o caso de times mistos, ou seja, que conduzem negócios até seu fechamento além de prospectar e qualificar. A recomendação é nunca misturar as características de cada time de vendas.
3. Documente no CRM cada passo ao longo da tratativa com o cliente. Descreva com clareza e nível de detalhe que qualquer outro vendedor ou supervisor possa intervir no processo. 
4. Envolver o pré-venda caso haja dúvidas técnicas. Não prosseguir em hipótese nenhuma caso sejam observados os critérios para intervenção do pré-vendas.
5. Antes da conclusão da negociação: aprovar cadastro para fins de concessão de crédito seguindo o fluxo e critérios financeiros.
6. Após tratadas as tarefas relacionadas às propostas em fase de negociação, priorizar na sequência as tarefas de outras naturezas. - 1) qualificadas, 2) leads e 3) prospects
7. Para a fase de prospecção especificamente, pesquisar previamente os alvos que deseja prospectar - profiling. Identificar nome, telefone, email dos tomadores de decisão que serão abordados na sequência.

VENDEDOR - VENDAS CARTEIRIZADAS - FIELD SALES.

1. Aferir se a carteira de clientes-alvo e respectivas metas definidas para o mês pelo supervisor está realista. Utilize como critério para revisão a metodologia RFV e principalmente seu conhecimento com base no histórico de relacionamento com seus clientes 
2. Certifique-se que há condições para concessão decrédito por cliente-alvo listado. Elimine clientes inadimplentes ou que estejam com o limite de crédito tomado.
3. Após revisada, monetizar a carteira e pactuar sua meta de vendas para o mês com o supervisor.
4. O vendedor deverá, obrigatoriamente, “varrer" a carteira de clientes-alvo nos primeiros dias do mês para tirar a “temperatura” da carteira. Os clientes sempre dão sinais sobre quanto e quando vão comprar.
5. Dividir o “ataque” da carteira por semana e por dia conforme data da última compra e frequência de compras. Sempre procure chegar na frente da concorrência.
6. Reportar para o supervisor, diariamente, seu plano de ataque. Também reporte seu índice de sucesso do dia e acumulado.
7. Documentar no CRM as intervenções que se fizeram necessárias dia a dia. É importante diferenciar os negócios que apenas se moveram no tempo, daqueles que foram perdidos. Perder market share exige intervenção imediata.
8. Certificar-se que todos os negócios mapeados para o mês sejam atualizados no CRM imediatamente após o contato com o cliente ( incluindo contatos por WhatsApp e Skype que são cada vez mais comuns ).

SUPERVISOR

1. Treinar o vendedor sobre como operar o sistema de vendas e sobre o conceito da metodologia CRM. O vendedor deverá ter absoluta fluência em cada uma das etapas e seus respectivos rituais
2. Treinar o vendedor nas características técnicas dos produtos, soluções e serviços, no posicionamento versus concorrência - battle card,  precificação, critérios de concessão de crédito, prazos, descontos e condições de pagamento
3. Garantir a qualidade do vendedor. Certificar-se via escuta autorizada e acompanhamento que o “manual de vendas” está sendo aplicado corretamente. Promover, continuamente, ações corretivas pontuais, individuais ou em grupo
4. Monitorar e acompanhar a qualidade dos registros no CRM e também as tarefas registadas. Esquecimento e atrasos não devem ser tolerados
5. Diariamente intervir e auditar sobre o plano de “ataque” de cada vendedor. Facilitar negociações de propostas relacionadas a descontos e condições de entrega e pagamento
6. Monitorar, diariamente, o plano de trabalho e a produtividade: a) propostas em negociação, b) metas de prospecção, c) conversão de prospect em leads e d) follow-up de oportunidades qualificadas que deverão ser transferidas para equipe carteirizada - field sales
7. No processo de gestão: Utilizar BI - business intelligence, em tempo real, para monitorar produtividade do time - “minuto a minuto”. O BI deverá oferecer a possibilidade de agir ( intervenções ) imediatas ainda com o cliente ao telefone
8. Manter relatório parcial de metas atualizado. Previsibilidade em vendas é essencial para cumprimento das metas estabelecidas no orçamento anual
9. Conduzir reunião semanal de vendas com objetivo de rever o cumprimento parcial das metas para a semana e reprogramar ( com as devidas intervenções ) as metas para semana seguinte.

Fonte: brandME